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学术研究

浅析基层档案工作困局及应对策略

信息来源:发布时间:2016-08-03 23:38:00

  【摘  要】近年来,地方经济有了显著的提高和发展,人民生活水平也得到了较大的改善,档案在经济建设、社会发展、史志编修、文化繁荣、民生服务等领域发挥着越来越重要的作用。然而,基层档案工作没跟上时代发展的脚步,发展相对滞后,离政府、社会、百姓对135彩票手机APP下载的要求有些距离。笔者在基层从事档案工作多年,对此有些体会,也深感责任重大。本文试着从基层档案工作困局的现状、原由及应对策略等进行浅述、分析,并提出一些见解,以供与大家分享。

  【关键词】基层档案工作  档案宣传  执法检查

  笔者所在县是一个人口不足30万的小县,不仅人口少,面积也小,仅669平方公里,下辖14个乡(镇、场),144个行政村(社区)。截止到2014年底,共完成生产总值102.94亿元,财政收入22.72亿元,地方财政收入14.97亿元。综合实力位居全市前列。

  然而,在地方经济取得稳定、健康发展的同时,档案事业确有些举步维艰。虽然近年来,在中央和省级财政的支持下,在地方财政的配套下,县新档案馆已经投入使用,硬件设施有了明显改善,但是与档案事业健康、全面发展依然有不小差距。差距之所以存在,笔者认为,主要原因还是档案法制不健全所造成的。下面,笔者就基层档案工作存在的问题做下探讨。

  一、基层档案工作现状

  笔者所在县,虽然地域小、人口少,但是各单位、部门、行业等领域都在开展着档案工作。通过日常执法检查和档案登记工作来看,档案工作发展的极不平衡。总的来说,一级单位好于二级单位,垂直管理单位好于县内单位,规模大的单位好于规模小的单位,能创收的单位好于完全依赖财政拨款的单位。同时,单位领导的喜好、上级部门的重视也是一个单位档案发展是否顺利的一个重要原因。下面,笔者就我县基层档案工作存在的普遍性问题作下分析:

  1、单位领导普遍缺乏档案工作意识。很多单位虽配有分管领导专门负责单位的档案工作,但是档案工作依然处在“说起来很重要、做起来不重要、忙起来不需要”的尴尬境地。分管领导负责的工作较多,由于档案工作在短期内较难发挥其价值,短期内也无法体现领导的工作业绩,因而造成档案在其潜意识中可有可无,甚至无关紧要,在其日常工作中,档案工作在其所有工作内容中靠后,甚至被遗忘,都是有可能的。

  2、有相当多的单位未建立档案室,也没有档案库房。笔者在日常检查中发现,一级单位基本上都建立了档案室,但二级单位几乎都没有建立档案室。一是由于历史原因,办公用房本身较为紧张,所以未设有档案库房;二是由于单位规模本身较小,人员也较少,他们认为没有设置的必要;三是单位领导不重视。由于档案机制不健全,这些单位的档案没有按照要求整理归档,而是杂乱无章的打包堆放在某个角落,无人管理,布满灰尘,档案损坏、遗失严重。

  3、档案管理机制较为混乱。有些单位虽然设有档案室,也建有专门的档案库房,但是由于档案管理机制不健全,造成档案管理混乱。比如,有些单位档案室只保管单位业务口子形成的业务档案,文书、科技、实物等其他类别档案由办公室负责,且档案室和办公室分属不同领导分管,在日常工作中,他们各自为政、互不干涉,但是涉及到档案相关的工作时,比如档案登记、执法检查、升级达标、业务培训等,部门间又相互扯皮、相互推诿,单位主要领导不在时,分管领导又做不了主,事事受牵制。同时,档案管理又较为混乱,致使其他干部或闲杂人员可以随意进入档案室查找资料和借阅档案,借出的档案又不履行任何手续,有借无还时而有之,时间一长档案资料就不知去向。

  4、档案干部队伍老化、不稳定。很多单位都设有分管领导分管档案工作,也安排了档案员从事档案工作,但很多单位或者是档案员年龄较大,不仅文化水平较低,档案业务知识也极为缺乏,接受档案知识能力也较慢,尤其是计算机使用不熟练,无法满足档案信息化管理的要求。亦或者是档案员一人多岗、身兼数职,繁杂的工作导致他们没有更多的精力来做好档案工作,尤其是乡镇,人员变化极其频繁,甚至一年就几动,造成档案工作系统性、完整性和延续性不够。

  5、室藏档案结构单一。档案室本来应该是单位档案集中保管的地方,但是很多单位档案室保存的档案较为单一,主要是以文书档案为主,有部分基建、照片档案。其他各科室的档案各自管理。主要领导不重视,分管领导不协调,档案员不汇报,久而久之,习惯成习俗。随着近年来经济的较快发展,有些单位的办公条件得到了极大改善,档案室硬件条件也有明显提高,部分单位档案室面积近百平方,但是偌大的一个档案室,就仅仅保存着几百件文书档案,造成了极大的资源浪费。

  6、档案收集不齐全、整理不规范。很多单位在档案收集过程中没有按照国家档案局8号令执行到位,收集的资料除了自身形成的部分红头文件外,大多数是上级或平级单位来的普发性的不需要存档的文件,而单位自身形成的会议记录、工作总结、工作报告、领导人讲话、重要领导视察的资料等材料收集不到位,导致无档可存;档案收集、整理的不齐全,不单单是档案人员的问题,与其它业务人员关系极为密切。例如声像档案,很多单位在公务活动中形成的照片、录音、录像带等,负责摄影、录音的工作人员,认为拍完,录完就算完成任务了,根本就没想到归档。另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁,由于全局观念、档案意识的缺乏,致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存,不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整,造成声像档案的失控或流失,致使单位档案不齐全完整,严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

  7、档案工作未列入单位中心工作,经费没有得到保障。通过近两年的档案执法检查和登记工作发现,很多单位档案工作经费很随意,档案工作经费没有列入单位预算。投入不足,导致档案室建设简陋,基础条件差,档案柜陈旧老化,通风性能不好,安全措施没落实,防虫防霉设备不配套,档案信息化工作无法开展等。

  二、造成时下基层档案工作困局的原由分析

  1、地方经济发展水平较低。虽然近年来,我县经济发展较为快速,甚至在全市乃至全省的位置有明显前移,但是,这种发展毕竟是粗放式的发展,甚至是带有某些水分的发展,其经济发展程度远没有达到沿海那种比较高层次的水平。当前,我县工作重心基本上是围绕发展地方经济,做好招商引资,服务园区135彩票手机APP下载,提升城建水平,搞好三农服务等工作,很多单位的大部分精力都投入到与其相关的工作中,从而导致与其关联性不大的档案工作发展滞后。同时,地方经济水平不高,导致各单位办公经费也较为紧张,钱得用到刀刃上,档案工作的经费不足,进一步制约着档案健康、稳定发展。

  2、单位以前的不良习惯传承下来的惯性思维。135彩票手机APP下载在某些单位检查指导档案工作,就其单位档案工作存在的问题和不足交换意见时,他们最多的一句话就是“135彩票手机APP下载以前都是这么干的,这么多年来135彩票手机APP下载就延续了下来,一直这么干了。”当要求他们需要改变时,普遍存在不适应、不习惯,或找各种理由推辞。以前的不良习惯是如何形成的,这是历史原因,现在无法追究,但是这种思想要不得。如何纠正这种惯性思维,或许是沉疴重症需猛药吧。

  3、档案宣传工作不到位。作为档案从业人员,135彩票手机APP下载当然清楚档案工作的重要性及深远影响。但是,作为基层单位领导,其日常工作千头万绪,由于档案工作不显山不露水,短期内很难体现其价值,正是因为领导看不到档案工作给其带来的价值,导致其对档案工作不重视。此时的档案宣传工作显得尤为重要,但可惜的是,县级档案的宣传工作几乎可以忽略不计。一是缺乏档案宣传工作的平台,二是缺乏档案宣传工作的素材,三是缺乏档案宣传工作的业务技能,四是缺乏档案宣传工作的经费保障。

  4、档案执法检查不到位。县级档案管理部门是本地区档案事业的主管部门,对其行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。《江西省档案管理条例》第二章第八条第三款规定,县级档案行政管理部门监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处档案违法行为。然而,在档案执法检查过程中,面临着很多困难,导致档案执法检查不到位,或者是走过场:一是档案部门面对的对象都是县内行政事业或者是驻县单位,有些不乏是权势部门或者是实权单位,档案执法面临着权力关;二是县内各部门人员来往密切、交流也较于频繁,领导间、工作人员间的私交一般尚可,档案执法面临着人情关;三是档案管理部门编制有限、人手不够、经费有限,笔者所在县档案部门共有编5个,实际在岗仅4人,每年办公经费、事业费等共计5.7万元,面对全县两三百个行政事业单位(不包括135彩票手机APP下载、个人),从人力、物力、财力等方面来看,档案部门在执法工作中自身存在先天不足。

  三、改变基层档案工作困局的几点想法

  当前基层档案工作开展困难,局面打不开,是多方面原因造成的。要想改变这种局面,可能有很多种做法,比如快速发展地方经济,增加编制和档案经费投入,提升档案工作者业务水平等等。但是,笔者认为,要快速的破解当前困局,最行之有效的办法就是做好档案宣传工作,加强档案执法力度,让法律来约束各单位的一把手,让法规来检验各单位的档案工作质量,使得档案工作走在健康发展的法治轨道上。因此,笔者建议做好以下几方面的工作:

  1、自上而下的做好档案宣传工作。近几年来,相关档案局馆利用所存档案拍摄的反映日军侵略中国的犯罪事实在各大135彩票APP苹果商店下载不了媒体上播放,极大的宣扬了档案工作的价值,提振了档案工作者的自信心和荣誉感,建议此类活动要多开展。另外,对在档案执法过程中发现的违法违规现象要通过各类媒体予以曝光,通过各种类型的违法违规案例的展示,以儆效尤,让大家认识到原来档案工作是有法可依的,从而必须做到有法必依,否则就会违法必究。通过适当的反面典型的宣教,是可以有效的净化档案工作环境,从而树立良好的正面的积极的档案工作秩序,促进档案工作健康、稳定、有序发展。

  2、树立档案法制工作先进个人典型。目前,全国档案工作者成千上万,档案工作虽然清贫,不显山露水,也难以体现政绩,甚至很多人工作几十年职位都没有得到升迁,但是依然奋战在一线岗位。尤其是基层的档案执法者,执法对象形形色色,困难可想而知。档案工作虽然有法可依,但是在基层能将档案法执法到位的却并不多,大多数地方,档案法成了摆设,高高在上,确让人敬而远之。因而,对那些在法制岗位上的档案工作者,在档案法制建设上有创新、有实践、有成果,在档案法制检查中严格执行了档案法的应予以表彰,将其树立为档案法制工作先进典型,在全国范围内号召大家学习,从而以点带面,形成良好的档案法制工作新局面。

  3、试行异地或跨级执法检查的可行性。档案法律法规均明确了县级档案行政管理里部门的执法范围仅限于其所辖区内。在档案执法检查过程中,档案法制工作者又不可避免的面对着各种权力关、人情关的束缚以及自身力量薄弱的问题,导致执法检查工作开展不到位,走过场。笔者建议,档案部门可否像其他行业部门那样采取异地或者是跨级执法检查,或者是联合执法检查、集中执法检查等,通过此举,可以有效的避免权力关、人情关,同时通过联合、集中执法检查,也有效的解决档案部门人手不够的先天不足的问题。同时,异地执法检查,除了可以避免来自基层的权力关、人情关外,也可以有效的防止被检查单位通过其上级主管部门带来的上级层次的人情关的压力;跨级执法检查,执法主体的行政级别高于被执法的单位,可以有效的促使其对档案工作的重视,也会增强地方政府对档案工作的重视。当然,异地或跨级执法检查不可能涉及到每个单位,但是可以集中一段时间随机抽检。对抽检过程中存在的问题不回避,该整改的整改,该通报的通报,该追究责任的追究责任,长此下去,对基层各单位的档案工作必将是个惊醒和促进。

  4、将档案工作纳入当年地方政府中心工作考核内容。《中华人民共和国档案法》第一章第四条规定,各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。在地方政府的工作中,档案工作归口于县委和政府双重领导下,然而实际上却成了双不管的境地。造成此种局面的主要原因是对领导干部的考核体系存在一定偏差,档案工作只要不出大问题,保持平稳即可,对领导的政绩不存在影响,这就必然导致档案工作处于相对弱势地位。鉴于此,笔者认为,地方政府对档案工作是否重视,取决于其上级政府对档案工作是否重视,如果上级政府能将档案工作纳入其中心工作中,并在年终考核中有体现的话,那么势必会激起基层政府对档案工作的重视,只有当地方政府真正重视起档案工作的话,档案工作面临的所有困局都将迎刃而解。

  四、远景展望

  中共十八届四中全会提出,全面推进依法治国,总目标是建设中国特色社会主义法治体系,建设社会主义法治国家。作为一名基层档案工作者,笔者认为,通过健全档案法制体系,加强档案法制建设,增强档案执法水平,破解当前基层档案工作困局是可行的。在不久的将来,一个和谐、健康、稳定、规范的档案工作新局面必将成为现实,档案事业必将迎来蓬勃发展时期,档案工作者在档案事业发展中也将会大显身手、大有可为。