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学术研究

论新常态下如何做好档案工作

信息来源:发布时间:2016-08-03 23:36:00

  摘要:档案是一种重要的社会信息资源,不但要重视其保管和保护,更要重视其所含信息的开发利用,使之最大的服务社会。本文论述了增强档案工作对服务社会发展的重要意义和档案工作中存在的问题以及对今后档案工作的思考。

  关键词:档案工作  重要性  存在问题  科学管理

  一、档案工作的重要意义

  “今世赖之以知古,后世赖之以知今”档案是历史的真实记录,这是它的价值所在。我国的历史著作一向以史料丰富著称,运用史料也是最早的,在现今社会编史修志是135彩票手机APP下载科学文化事业的重要组成部分,而档案材料是进行历史研究和编史修志的第一手史料。

  档案管理工作是提高工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量整体管理水平的重要尺度。档案记载着社会发展史上的各项优秀成果,对研究新常态下社会发展的各项业绩和科学发展提供了第一手资料,为进行科学分析,扬长避短,制定发展方向提供了坚实的保障。做好档案管理工作,一方面为单位高层管理人员及时了解单位整体状况,适时调整策略提供准确依据;另一方面有利于社会各方可以肯定成绩,与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映本单位形象和整体发展状况。做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升本行业在市场经济中的竞争力具有重要意义。

  二、档案工作中存在的具体问题

  1、档案工作的重视程度不平衡。对档案工作的重视不够,档案工作制度落实不到位、管理不规范、工作缺乏连续性。对档案管理工作的认识存在一定的误区,认为档案管理工作就是抄抄写写、保管性的事务工作,不是单位的主要工作,还停留在只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付查档就行的思想上。虽然大多数单位都能把档案工作纳入本单位年度工作计划,并有专人负责落实,但是有少数单位未将档案工作纳入年度工作计划,或者是纳入年度工作计划却没有做硬性规定,使档案工作在本单位各部门的有效开展存在缺陷。

  2、档案工作硬件设施不够完善。多数单位在对档案工作的硬件设施进行了基础性的投入后,忽视了日常档案工作中的更新与投入。原来的硬件设施远远跟不上现在的档案更新与保管工作的要求,造成有的单位档案室保管条件落后、设施设备老化。

  部分单位的档案信息化工作还停留在使用 word文档或者excel表格制作目录,档案信息数据库建设还没开展。一些工作比较完善的单位虽然都安装了档案管理软件,但是部分单位软件不符合国家标准,数据录入率不高,少数单位安装了档案管理软件,却长期不投入使用,使本单位档案数据库建设不够完善。

  3、档案人员业务能力亟待加强。档案工作是一项专业性、连续性和具体操作性强,行业与行业之间有较大差别的工作,对档案人员的专业素质和相对固定有较高要求。由于一些单位档案人员身兼数职,除了要对档案进行收集和管理,还要负责单位的一些其他日常事务,导致档案人员疲于应付日常事务,对档案工作精力投入不足,影响了档案工作的持续性和稳定性。在收集整理档案的具体工作过程中,出现了没有建立全宗卷、档案的收集不齐全缺少门类、文书档案分类方案不科学,保管期限划分不够准确,分类方法不统一,缺乏延续性等问题。有的单位存在档案人员变动频繁难以做到相对固定的现象,档案人员的频繁变动以及交接工作的不全面造成业务素质的欠缺,致使该单位的档案工作难以顺利开展。

  4、对档案信息资源进行深加工工作还很薄弱。大部分单位的档案信息开发利用工作,还是停留在通用性编研成果上,如:大事记、组织机构沿革等。利用室藏档案资源为领导决策、机关服务的深层次编研成果种类较少,档案工作局限在本单位的收集保管和利用上,没有充分发挥档案资源的利用价值。

  三、进一步做好档案工作的建议

  档案管理工作是推动档案事业科学发展的一个重要手段,是衡量一个地区、一个行业和一个单位档案管理水平高低的重要指标。如何使档案部门进一步提高档案工作重要性的认识,积极发挥档案自身的价值使其更好的服务社会发展还需向以下几个方向努力。  

  1、创新工作思路,争取领导重视。档案工作是一项历史性的工作,相对于机关前沿的业务工作而言,其积极作用往往没有其他部门的工作的作用显著,容易被领导忽视。领导对档案工作的认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此,做好档案规范化管理工作首先应健全档案工作责任制,明确主管领导及直接负责的相关领导;其次要建立档案管理网络,形成以机关综合档案室为中心,各基层单位、各科室共同参与的格局;并逐步建立健全统一领导,分级建档,逐级负责,条块结合的档案管理体制。

  档案管理人员要树立大局意识和服务意识,要紧紧围绕机关中心服务工作,及时、准确地为领导和各部门提供档案信息资源,使档案管理工作的影响力得以提升。创新工作思路形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。把开展宣传贯穿到工作的始终,档案工作开展到哪里,宣传工作就跟进到哪里,使工作与宣传同步进行。特别要在机关领导层中加强对档案工作重要性的宣传工作,将档案工作真正的纳入同各机关主要的业务部门同等的地位,真正的将档案工作作为一项重要的事业来重视。

  2、学习借鉴先进单位的工作经验。各级档案部门在推进档案工作规范化管理工作中,解放思想,创新办法,强化措施,成效明显,取得了不少好经验,好办法。135彩票手机APP下载应积极推广、借鉴先进单位的工作经验,进一步推动档案工作规范化管理上新台阶。

  通过此次复查工作的开展,一些先进单位能切实把实现档案工作规范化管理纳入本地区、本系统、本单位年度综合考核工作内容,提升档案工作的重要性,推进档案工作规范化管理水平的整体提升。加强档案数据库信息化建设和档案人员的继续教育,保持档案队伍相对稳定的同时注重档案人员信息化素质的培养,发挥计算机的管理优势,提高工作效率推进档案数据库信息化的建立和完善。积极参加档案行政管理部门组织的专业知识培训,有的先进单位更是采取“请进来,走出去”的方式,请档案局专业人员现场指导,或到好的单位实地学习。提高机关的档案管理水平,使档案工作进一步发展。 在按照档案规范管理的要求配备设施的基础上,加大对档案信息化建设的投入,使用统一的档案管理软件,开展对文件材料实行电子存档及对历年文件材料扫描录入,为档案信息化建设打下基础。

  3、强化档案工作服务社会的能力。档案工作的宗旨是利用,机关档案管理的目的在于服务机关工作。档案部门要围绕本单位工作,积极挖掘档案信息,不断创新服务机制,增强服务效果,扩大社会影响,使档案工作贴近“中心” 服务,为服务领导决策、服务机关、指导基层、服务经济建设做贡献。把日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用的思想,向本单位档案如何主动为外单位、为社会服务和怎样利用外单位档案为本单位服务改的方向改进。同时,要充分开发现有档案信息资源,通过对档案资料的充分利用,做好档案编研工作和开放工作。把档案变成可利用的信息资源,使档案的价值得到充分的体现。

  作者简介:刘颖,九江市档案局业务指导科副科长,1981年2月生,电话:07928636736,邮编:332000,地址:九江市档案局。